会計事務所の仕事で一番メインとなるもの、一番の安定的な収入となるものはやはり決算申告書の作成だと思います。
決算確定のために毎月ギリギリまで苦戦し月末ギリギリまで忙しいというのが会計事務所職員共通の悩みだと思います。
僕も以前までは毎月ギリギリでしたし、それこそ最終日にクライアントと１４時半に郵便局前で待ち合わせして納付書を渡すということをしていたこともありました。
でも今はだいたい45日決算ができるようになっています。
決算申告の提出期限が2ヶ月後なので45日だと1ヶ月半、だいたい２週間くらい余裕を持って終わらせることができています。
それだけ早期にできる一番の要因は資料を早め早めにもらうこと。資料をもらうことなのでクライアントの協力なしには出来ません。
とは言っても早めに資料をくださいと言ってもくれる相手ではないんです。という声が聞こえてきそうです。
そこでどうしたら早めに資料をもらえるのかのコツをお伝えします。
１、そもそもクライアントのため
そもそもですが早めに決算を組んで一番得をするのは我々申告書の作成側ではなく、申告するクライアント側です。
早めにできれば納税資金の準備をする時間もありますし、申告書が正確かどうか検討する時間もあります。
ギリギリ最終日に出来上がったのであればその数字が合っているか疑問に思っても確認する時間も修正する時間もないので利益が100万円です納税お願いしますと言われたら『もう少し少ないんじゃないかな？』なんて言っている時間もないですよね。
だから早めに作業を終わらせるというのは何よりクライアントのためなんです。
ますそこを理解してもらう必要があります。
２、クライアントにとって得なことは分かったけど何したらいいの？
クライアントのために早く決算書を作りたいんだ！ということが伝えられたのはいいけど、資料をまとめてたらなんだかんだ1ヶ月以上はかかっちゃうとなることも多いと思います。
請求書が揃うのなんて普通締日から２〜３週間かかるのは当たり前だしそれを確認して支払いや入金の確認までしてたら1ヶ月以上後になるのなんて当たり前じゃん！というのも分かります。
であればその前までの資料は事前に一度もらっておいてそこまでは仕上げてしまいましょう。そして最後の1ヶ月分だけをやればいいようにして待っていればいいんです。
そして最後の1ヶ月分をもらう方法も郵送や直接の受け渡しではなくメールでもらえるようにしておけば即日にもらえるのでそのまま仕上げることが出来ます。
３、必要最低限で
クライアントにとって会計資料を揃えて会計事務所に渡すという仕事はなんの収入も産まない上に面倒な作業になります。だからこそ不要な気遣いはいらないと伝えましょう。意味のない資料はいらないし、意味のない手書きの資料もいらないと。今までやっていたとか前任者から求められてたからとか関係ないのでいらないものはいらないから早めにくださいと伝えましょう。できるだけ本業の邪魔はしないように、会計は味方だと伝えましょう。
４、早めに貰えたのなら絶対に早めに仕上げる
クライアントの関係性は親しくなることは大事ですが決して友達ではないということは肝に銘じておきましょう。なので早めに資料もらえたから後でいいやで遅れるようなことが合ってはいけません。基本的にもらえたのならそのまま作るくらいの気持ちで１週間以内では貰った資料に関する疑問点、不測資料の連絡はするようにしましょう。用意して渡してくれた資料に対して対応できないことが分かればそれ以降は迅速に対応してくれなくなります。
５、まとめ
全てはクライアントのために
クライアントのために決算は早めに終わらせた方がいいし、郵送なんてお金や時間をかけてしてもらう必要もなく、メールでいいし、無駄な資料なんていらない最低限の資料を最短でもらい、速攻で仕上げて報告する。
全てクライアントのためにやっていることが理解してもらえれば９９％協力してもらえると思います。
全てクライアントのためですが早く無駄なく終わってくれた方が僕たちも楽じゃないですか？お互いwin-winに仕事をするためにも段取りをよくして速攻で終わらせましょう。
